Заявление на хранение трудовой книжки у работодателя

Трудовая книжка является документом, хранящим информацию о трудовой деятельности человека на протяжении всей его жизни. В первую очередь эти сведения необходимы для назначения пенсии.

С 1 января 2021 года вступили в действия поправки в Трудовой кодекс, давшие начало переходу трудовых книжек на цифровой формат, что в итоге даст возможность избавиться от бумажного носителя и хранить информацию в базе Пенсионного фонда РФ. Для осуществления перехода на цифровизацию стажа, каждый сотрудник должен подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Срок направления заявления ограничен 31 декабря 2021 года.

Виды заявлений о переходе на электронную трудовую книжку

Выбор заключается в следующем:

• работник подает заявление, где просит продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде. Работодатель составляет электронную версию документа, по необходимости впоследствии ведет ЭТК, дублирует записи в бумажной книжке и придерживается правил ее хранения в соответствии с законодательством;
• работник подает заявление о желании оцифровать сведения о своем стаже и хранить их только в электронном виде. Тогда работодатель формирует электронный формат документа, а бумажный выдает работнику на руки.

Нужно ли заверять заявление?

Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.

Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2021 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.

В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.

Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.

Где хранится?

Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:

• самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2021 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2021 года;
• у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.

Согласие на хранение трудовой книжки

Трудовая книжка является основным документом, который содержит сведения о трудовой деятельности российского гражданина и стаже работы. После принятия Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ эти сведения считаются личными данными граждан, которые охраняются законодательством. В связи с этим работодатели не вправе распоряжаться такими сведениями без получения согласия работников. Гражданин должен написать заявление на хранение трудовой книжки у работодателя, в котором он дает организации право на обработку персональной информации.

Законодательная база

В ст. 24 Конституции РФ указано, что хранение и использование информации о частной жизни гражданина недопустимо без его согласия.

В ст. 9 закона № 152-ФЗ регламентирован порядок получения согласия на обработку персональных данных физлица.

Глава 14 ТК РФ посвящена защите персональных данных работников, в т.ч., ст. 86 ТК РФ устанавливает требования, которые работодатель должен выполнять при обработке персональной информации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В какой форме составляется согласие?

Согласие на хранение трудовой книжки, по сути являющееся согласием на обработку персональных данных работника, составляется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри фирмы. При его оформлении обязательно надо ориентироваться на нормы ст. 9 закона № 152-ФЗ. В частности, в пункте 4 ст. 9 перечислены сведения, которые нужно включить в данный документ. К таким сведениям относится:

реквизиты документа, удостоверяющего личность;

наименование организации и ее юридический адрес (или Ф.И.О. и адрес ИП);

цель обработки персональной информации;

перечень данных, на обработку которых физлицо дает свое согласие;

сведения о лице, которое будет осуществлять действия с персональной информацией по поручению организации (если таковое имеется);

срок действия согласия, а также способ его отзыва;

Как составить документ

Стандартное заявление на хранение трудовой книжки у работодателя и обработку персональных данных составляется таким образом:

В «шапке» нужно указать наименование организации-работодателя и Ф.И.О. руководителя,

Далее пишется название документа «Согласие на обработку персональных данных».

Новую строку можно начать таким образом «Я, (ф.И.О. полностью), в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях …». Здесь необходимо перечислить — Ф.И.О. гражданина, который дает свое разрешение на проведение операций с персональной информацией, его адрес, реквизиты паспорта, для каких целей предоставляются данные (к примеру, для отображения информации в кадровых документах, начисления заработной платы и пр.).

Затем перечисляются данные, на обработку которых дается согласие. К ним относятся: Ф.И.О., дата и место рождения, адрес регистрации и пр. Среди них обязательно надо упомянуть сведения, имеющиеся в трудовой книжке: «Информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности».

Ниже указывают срок действия соглашения. К примеру «Со дня подписания и до дня отзыва в письменном виде».

В конце документа гражданин должен поставить свою подпись с расшифровкой и дату его составления.