Работник не хочет электронную трудовую книжку

Также см.:

    Как перейти на электронные трудовые книжки: инструкция для работодателяНовый отчет в ПФР с 2020 года

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.

В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки. Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст.

66.1 ТК РФ). А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки.

Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

В обя­зан­но­сти всех ра­бо­то­да­те­лей вхо­дит уве­дом­ле­ние ра­бот­ни­ков о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необ­хо­ди­мо­сти сде­лать выбор, по какой форме будет ве­стись тру­до­вая книж­ка ра­бот­ни­ка.

Пись­мен­ные уве­дом­ле­ния необ­хо­ди­мо вы­дать ра­бот­ни­кам не позд­нее 30 июня 2020 г. (ч. 1 ст. 2 За­ко­на от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Если ра­бот­ник на­хо­дит­ся в дли­тель­ном от­пус­ке, ко­ман­ди­ров­ке, в де­кре­те или в от­пус­ке по уходу за ре­бен­ком, можно на­пра­вить ему такое уве­дом­ле­ние по почте.

В ответ ра­бот­ник долж­ны пе­ре­дать ра­бо­то­да­те­лю:

  • или за­яв­ле­ние о пе­ре­хо­де на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку;
  • или за­яв­ле­ние с прось­бой про­дол­жить вести тру­до­вую книж­ку на бу­ма­ге.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге, в ТК РФ се не предусмотрена.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно. Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные цифровые книжки в 2020 году:

    Скачать бланк уведомления о переходе на цифровые трудовые книжкиСкачать образец уведомления работника о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 30 июня 2020 года можно использовать такое уведомление:

    Скачать бланк заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжкиСкачать образец заявления работника о ведении бумажной трудовой книжки

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, то он подает такое заявление:

  • Бланк заявления о переходе на электронные трудовые книжки
  • Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2020 года. Однако, по закону, подать заявление можно и после 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работодателям об электронной трудовой книжке

13 января 2020 09:06

С 1 января 2020 года вступают в силу федеральные законы*, направленные на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Электронные трудовые книжки будут формироваться на работающих граждан на основании сведений, представляемых работодателями в Пенсионный фонд Российской Федерации. Такие сведения будут аналогичны тем, которые сейчас учитываются в бумажной трудовой книжке.

Работодателям предстоит обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР, при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, а также в соглашения и коллективные договоры.

Работодатель до 30 июня 2020 года обязан письменно уведомить каждого работника об изменениях законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и праве выбора работника о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или в электронном виде. До 31 декабря 2020 года работники должны подать работодателю заявление о своем выборе.

Работнику, подавшему заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель должен будет внести в трудовую книжку запись о подаче работником такого заявления и выдать ее на руки. В этом случае работодатель освобождается от дальнейшего ведения и хранения трудовой книжки.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной трудовой книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажный вариант. Если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель также продолжит вести его трудовую книжку.

Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки на бумажном носителе, имеет право в последующем выбрать ведение электронной трудовой книжки, подав своему работодателю соответствующее заявление.

Лица, не имевшие возможности по определенным причинам до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из указанных заявлений, вправе сделать это в любое время по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве.

На граждан, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки на бумажном носителе оформляться уже не будут, будет формироваться только электронная трудовая книжка.

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе) по форме СЗВ-ТД. Сведения необходимо будет представить только о работниках, в отношении которых в отчетном периоде произойдут кадровые мероприятия (в т.ч. прием на работу, увольнение, перевод, отмена ранее произведенных мероприятий и др.) или работником будет подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде. Сведения необходимо будет представлять и в случае переименования организации.

При представлении работодателем в ПФР формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые, одновременно в эту форму следует включить сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя. Если в течение 2020 года в отношении работника будут отсутствовать кадровые изменения и работником не будет подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде, то работодателю надо будет представить в ПФР сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года в срок не позднее 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года при приёме на работу или увольнении работника сведения о трудовой деятельности должны представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения. Сведения о переводе работника, переименовании организации, поданном работником заявлении необходимо будет представлять в ПФР также не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности в ПФР, страхователь или его должностное лицо будет привлекаться к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Если численность работников у страхователя составляет 25 и более лиц, то форма СЗВ-ТД должна представляться в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В целях соблюдения сжатых сроков представления отчетности органы ПФР рекомендуют страхователям с численностью менее 25 работников также представлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде с УКЭП.

Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разрабатывает сервис «Кабинет страхователя» для формирования отчетности в электронном виде, который будет предоставляться работодателям на безвозмездной основе. Но чтобы пользоваться этим сервисом для отправки документов в ПФР, нужна будет УКЭП.

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Информация об электронных трудовых книжках, а также проекты формы СЗВ-ТД, порядка ее заполнения и формата, размещены на сайте ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка (ЭТК)» .

Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде обеспечивает безопасность и сохранность данных, удобный и быстрый доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, что дает дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства и оформления пенсий.

Это важно знать:  заявление об отсутствии трудовой книжки образец

Работник сможет получить выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе или в электронной форме у работодателя по последнему месту работы (при увольнении или по заявлению), а также в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.

*Федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Электронная или бумажная трудовая книжка? Выбирает работник

C 1 января 2020 года вводятся так называемые электронные трудовые книжки — на языке закона это «электронный учет сведений о трудовой деятельности». В течение 2020 года всем работающим нужно сделать выбор: электронная трудовая книжка вместо бумажной или сохранить оба варианта

На типичные вопросы об этой реформе ответил Вячеслав Филиппов, эксперт по трудовому праву

1. Что конкретно произошло? Моя бумажная трудовая книжка теперь недействительна?

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

2. То есть новая система действует наряду с бумажными трудовыми книжками, просто у работодателей теперь двойное кадровое оформление?

Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

3. Зачем ввели эту новую систему?

В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).4. Когда мне надо решить, сохранять бумажную трудовую книжку или ограничиться новой, электронной?

До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

5. Можно выбрать один вариант, потом передумать и перейти на другой?

Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

6. А если я до конца 2020 года не устроюсь на работу, бумажная трудовая книжка останется у меня на руках, и мне некому будет подать заявление о выборе варианта, то что тогда?

Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

7. Как будет происходить увольнение и оформление на новую работу, если я откажусь от бумажной трудовой?

Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

8. А если я выберу сохранение бумажной трудовой книжки, то всё будет как раньше — новому работодателю надо принести только ее?

Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

в МФЦ;в отделении Пенсионного фонда;через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены. Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале. Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

9. Выписки, которые будут выдавать работодатели при увольнении, и выписки, полученные в Пенсионном фонде или МФЦ, чем-то будут отличаться?

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

10. Получается, теперь, если уволили «по статье», нельзя просто «потерять» трудовую, чтобы новый работодатель не увидел эту запись?

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

11. Если я отработаю в компании всего день-два и решу не оставаться там, это место работы попадет в мою электронную трудовую?

Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли. Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет. Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему. То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день. Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день. Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

12. В чем плюсы электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной?

Это важно знать:  Положение об электронных трудовых книжках: образец 2020 года

Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.

Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.

Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.

13. Какой смысл сохранять бумажную трудовую книжку, раз все равно теперь параллельно ведется электронная?

Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

Электронные трудовые в вопросах и ответах

Электронные трудовые книжки и новая отчетность в ПФР — темы, которые еще долго будут в списке актуальных у кадровиков и руководителей организаций. Проект Контур.Персонал провел вебинар, который был посвящен последним изменениям в учете сведений о трудовом пути сотрудников. Мы подготовили ответы на самые популярные и сложные вопросы слушателей.

Какие сроки установлены для сдачи отчета СЗВ-ТД? Каким образом работодателям сдавать первый отчет?

Новый отчет в ПФР с 2020 года сдают не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. За январь 2020 года сведения надо сдать не позднее 17 февраля.

Отчет составляют на всех сотрудников, у которых были кадровые изменения за отчетный период: устройство на работу, увольнение, перевод на другую должность и пр. В отчет также вносятся данные о заявлении, которое напишет сотрудник, когда определится с выбором: хочет ли он продолжать вести трудовую книжку в бумажном формате (ст. 66 ТК РФ) или согласен на учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

С 2021 года сроки будут жестче: 15-е число как отчетную дату оставляют только для перевода на другую должность и подачи сведений о заявлении, которое напишет работник. При приеме на работу и увольнении сотрудника срок подготовки и подачи отчета — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа. В крупных организациях это может стать ежедневной обязанностью отдела кадров.

Если в штате организации 25 и более сотрудников, то в ПФР форма СЗВ-ТД представляется в электронном виде в формате xml. Если меньше 25 сотрудников, форму можно сдать в бумажном виде.

В новой отчетной форме нужно подавать сведения только о периоде работы в нашей компании или о всех, что указаны в трудовой книжке?

В СЗВ-ТД нужно отражать только сведения о периодах работы человека в вашей организации.

Нужно ли покупать дополнительную программу для представления отчетов в ПФР?

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Пользователи Контур.Персонала смогут формировать отчет непосредственно из программы, а подписать и отправить в электронном виде в ПФР — через Контур.Экстерн.

Организация трудоустраивает сотрудников на год — с 1 января по 31 декабря. Нужно ли в 2020 году подавать в ПФР данные на тех, кто уволен 31 декабря 2019 года? А как отчитываться по тем, кто будет принят 1 января 2020 года?

Сотрудников, которые будут уволены 31.12.2019, в отчет СЗВ-ТД включать не надо. Сведения о сотрудниках, принятых на работу в течение января 2020 года, должны отразиться в отчете СЗВ-ТД, который необходимо сдать в ПФР до 17 февраля 2020.

В материалах ПФР и в законопроектах появлялась информация, что с января 2020 года работодатель должен будет представлять в ПФР две дополнительные формы — СЗИ-ТД и СЗВ-ТД?

Отчет СЗВ-ТД действительно необходимо будет представлять в ПФР до 15-го числа каждого месяца.

Что касается формы СЗИ-ТД: в проектных материалах она значилась как форма, которую работодатель выдает сотруднику по запросу или в случае увольнения. Сейчас вместо нее Минтруд подготовил и представил для общественного обсуждения проект формы СТД-Р. Она также должна содержать сведения лишь о работе в конкретной организации и во многом будет совпадать с предложенной формой СЗВ-ТД.

Какую запись внести в трудовую книжку при выдаче ее работнику?

Если сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и согласен на учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде, перед тем как выдать ему трудовую книжку на руки, внесите в нее запись о подаче заявления с указанием даты и основания — ст. 66.1 ТК РФ.

Если работник уволится в начале 2020 года, а устроится работать в 2021-м, он уже не сможет выбирать тип трудовой книжки?

Если человек, будучи еще трудоустроенным, напишет заявление о согласии на учет сведений о трудовой деятельности только в электронном виде, в его бумажной трудовой появится соответствующая запись и новый работодатель ее попросту не примет. Если сотрудник не сделал выбор в 2020-м или предпочел сохранить бумажную трудовую книжку, на новом месте работы отдел кадров будет вынужден вести учет сведений о трудовой деятельности в двух форматах.

Как сдавать отчет до 17 февраля 2020 года, если работники еще не определились с выбором?

В форму СЗВ-ТД вносите информацию лишь по тем сотрудникам, кто уже определился с выбором. То есть до 17 февраля вам в отчет нужно внести только тех, кто успел подать заявление до 31 января. В следующий отчет, который надо будет сдать не позднее 16 марта, попадут сотрудники, написавшие заявление о выборе бумажного или электронного формата в феврале 2020 года, и т.д.

Если у этих сотрудников не происходило каких-либо изменений в работе за отчетный период, в форму СЗВ-ТД внесите только данные о поданном заявлении. Таблица о сведениях о трудовой деятельности останется пустой.

Если сотрудник не определился с выбором и не подал заявление, но у него были кадровые изменения в январе, работодатель заполняет на такого сотрудника форму СЗВ-ТД, оставляя графы про заявление пустыми. При этом продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

Тем, кто первые устраивается на работу с 1 января 2021 года, учет сведений о работе ведется только в электронном виде. А что делать с работниками, которые также трудоустраиваются после 1 января 2021 года, но уже имеют стаж и трудовую? Можно ли им отказать в ведении бумажной трудовой книжки?

Нет, если сотрудник написал заявление на продолжение ведения бумажной трудовой, то при следующем трудоустройстве работодатель обязан принять трудовую книжку и продолжить ее вести.

Что делать с бумажными трудовыми

Те, кто уже работает, до конца 2020 года смогут выбрать, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если сотрудник окажется в это время на больничном или в длительном отпуске, он сможет «выбрать» трудовую до 2021 года.

Если сотрудник предпочтёт бумажную трудовую, работодатель всё равно обязан вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР. При этом сотрудники могут в любой момент написать заявление и отказаться от бумажной трудовой книжки. А вот если он сразу выбрал электронную трудовую, то вернуться к старой форме уже не сможет.

У тех, кто заключит первый в жизни трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажных трудовых книжек уже не будет.

Это важно знать:  Заявление на ведение электронной трудовой книжки: образец 2020 года

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о стаже работников, появляется новый вид отчётности по форме СЗВ-ТД. Заполнять её нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации. Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работниках, о страхователе, об отчётном периоде (для формы СЗВ-ТД при ежемесячном представлении), а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода, который указан в поле «Отчётный период».

Реквизиты работодателя

В поле «Регистрационный номер в ПФР» нужно будет указать номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

В поле «Наименование организации / индивидуального предпринимателя» следует указать то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны будут полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

В поле «ИНН» указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

Значение в поле «КПП» должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество работника нужно будет заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Отчётный период

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы. Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код Как кадровое мероприятие обозначается в форме Что стоит за этим обозначением
1 Приём Приём на работу (службу)
2 Перевод Перевод на другую работу
3 Переименование Изменение наименования страхователя
4 Установление (присвоение) Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5 Увольнение Увольнение с работы
6 Запрет занимать должность (вид деятельности) Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Заполнение подраздела «Наименование»

Графу «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» нужно заполнять по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники.

В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» (заполняется с 1 января 2021 года) указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где

  • первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
  • последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

В случае увольнения в графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» указываются без сокращений причина прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону и пункт, часть статьи, статья ТК.

В графе «Наименование документа» указывается вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дата и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).

Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер документа — без указания знака «№».

Если за время работы наименование организации меняется, то в графе «Вид мероприятия» раздела «Сведения о трудовой деятельности работника» отдельной строкой нужно указать «Переименование». В графах подраздела «Основание» проставляются данные документа, на основании которого компанию переименовали, а в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указывается, что «старое наименование страхователя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование страхователя».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2020 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД смогут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны будут представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Новый отчёт СЗВ-ТД работодатели должны сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи у него такой же, как у СЗВ-М, — до 15-го числа месяца, следующего за отчётным.

В 2020 году первый отчёт СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 17 февраля 2020 года: 15 и 16 февраля — выходные.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Отчитываясь по работнику в первый раз, нужно в той же форме привести последнюю запись из его трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года. Вот пример заполнения:

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Если у работника в 2020 году не произойдёт никаких кадровых изменений и заявление на сохранение бумажной трудовой он не подаст, по нему нужно будет отчитаться до 15 февраля 2021 года — привести запись из трудовой книжки на 1 января 2020 года.

В 2021 году отчитываться по приёмам и увольнениям надо будет не позднее рабочего дня, который следует за изданием приказа/распоряжения.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам будет грозить административная ответственность: предупреждение для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекции.

Что должен сделать работодатель

Чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошёл без проблем, организации должны в течение 2020 года предпринять ряд несложных действий.

  1. Подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты, а при необходимости внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
  2. Подготовиться к тому, чтобы передавать сведения в ПФР через интернет, если не делали этого раньше. Подойдёт любая система электронной отчётности.
  3. До 1 июля 2020 года письменно сообщить работникам об изменениях в законодательстве и праве работников выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.

Кроме того, мы рекомендуем назначить ответственных за уведомление работников, за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, за выдачу этих сведений по заявлению работников и за сдачу отчётности СЗВ-ТД в ПФР.

Автор статьи
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Следующая
Трудовая книжкаПример и порядок заполнения электронной трудовой книжки

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector