+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Положение об электронных трудовых книжках: образец 2020 года

Одним из последних нововведений 2019 года стало принятие закона о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные книжки пока не отменяются, они будут использоваться наравне с электронными в течение некоторого времени.

Работодатели обязаны оформить процедуру перехода в соответствии со всеми нормами действующего законодательства, одним из основных документов в этом деле является приказ о назначении лиц, ответственных за переходные мероприятия и подачу сведений о трудовой деятельности работников. Образец приказа об электронных трудовых книжках вы можете найти в конце этой статьи.

Что говорит действующее законодательство по поводу электронных трудовых книжек

Необходимость перехода на ЭТК утверждена законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ. Этот нормативный акт вступает в силу с 1 января 2020 года. Переход на электронный формат трудовых обязателен, но он будет происходить постепенно. На граждан, которые впервые поступят на работу не ранее 01.01.2021 г., трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде, а у остальных работников есть выбор.

До 30 июня 2020 года работодателю надо известить о предстоящих нововведениях каждого сотрудника персонально, направив ему письменное уведомление. С 2020 года работодателям придется формировать и подавать в ПФР новую персонифицированную отчетность СЗВ-ТД, которая будет содержать информацию о кадровых изменениях по каждому работнику (новая ст. 66.1 ТК РФ, ст. 1 закона № 436-ФЗ от 16.12.2019). Также придется внести изменения в локальные нормативные акты, связанные с ведением трудовых книжек.

Следует отметить, что каждый работник имеет право самостоятельно решать, в каком именно формате будет вестись его трудовая книжка (бумажном или электронном). Если сотрудник решит сохранить бумажную книжку, либо отказаться от ее ведения, ему необходимо написать соответствующее заявление. Если такое заявление от работника не будет получено, работодатель продолжит вести бумажную книжку вместе с ее электронным вариантом.

Схема пошагового перехода на электронные трудовые книжки:

До 30.06.2020 г. надо уведомить о предстоящих изменениях в письменном виде весь персонал.

Начиная с 2020 года, при наличии кадровых изменений надо подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Срок представления – 15 число месяца, следующего за месяцем изменений (приема/увольнения, перевода, подачи заявления о трудовой книжке и т.д.).

До 31.12.2020 г. все работники должны написать заявления о выборе формы трудовой книжки. По работникам, которые выбор до конца года так и не сделают, работодатель продолжит вести оба варианта ТК.

Работникам, которые сделали выбор в пользу ЭТК, необходимо выдать на руки бумажные книжки. При этом в документ надо внести запись о том, что гражданин подал заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном варианте.

Для реализации всех этих мероприятий составляется приказ о переходе на электронные трудовые книжки, в котором руководитель назначает ответственных за организацию и проведение перехода.

Это важно знать:  Заявление на получение трудовой книжки по почте

Приказ об электронных трудовых книжках

Приказ о введении электронных трудовых книжек работодатели могут издать уже в январе 2020 года. Унифицированная форма документа не утверждена, его можно оформлять в свободном формате. В приказе необходимо в т.ч. зафиксировать, кто именно из работников будет выполнять следующие функции:

Осуществлять подготовку отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД, выдаваемых работникам.

Уведомлять персонал о нововведениях в отношении трудовых книжек.

Собирать заявления, написанные сотрудниками организации.

Как составить приказ

Приказ об электронных трудовых книжках оформляется следующим образом:

В верхней части документа нужно указать полное наименование юридического лица или ИП, можно использовать фирменный бланк.

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Далее необходимо прописать название документа и присвоенный ему номер (к примеру, «Приказ № 7-К»). Также здесь указывают заголовок документа, он должен отвечать на вопрос «О чем издается приказ?».

Затем указывают место и дату составления документа.

После этого надо прописать основание для составления приказа. К примеру, «Во исполнение ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019».

Далее идет распорядительная часть. Она начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», затем надо отобразить суть распоряжения. К примеру, «Назначить ответственным за подготовку отчета СЗВ-ТД сотрудника кадровой службы Калинину О.Д.». Распоряжений руководителя о назначении ответственных может быть и несколько.

Приказ подписывает руководитель и все ознакомленные с приказом должностные лица, перечисленные в его тексте.

Документ необходимо зарегистрировать в специальном журнале. Образец приказа о введении электронных трудовых книжек приведен далее, его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации.

Введение электронных трудовых книжек имеет ряд преимуществ. Такой документ невозможно потерять, ведь все сведения будут храниться в специальной базе. Работодатели смогут сократить издержки на покупку и хранение бланков трудовых книжек. Подделать ЭТК будет практически невозможно.

Кто хранит сведения

В 2018 г. Министерство труда и социальной защиты проводило эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный формат, в том числе трудовых книжек. Эксперимент показал, что при исчезновении данных в информационной системе предприятия вновь восстановить данные сложно или даже невозможно. Поэтому при предложении законопроекта о переводе трудовых книжек в электронный формат, который при принятии вступит в силу 1 января 2020 г., добавили хранение сведений о трудовой деятельности в государственной информационной системе ПФР.

Сведения о приеме/переводе/увольнении сотрудника теперь должен передавать в ПФР работодатель. При принятии законопроекта передавать сведения работодатели начинают уже в 2020 г. ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В 2021 г. срок передачи сведений ужесточится – не позднее одного рабочего дня, следующего за датой приказа на прием/перевод/увольнение (форма СЗВ-ТД).

Примеры использования ЭТК

В случае приема на работу впервые с 1 января 2021 г. бумажная трудовая книжка не заводится.

Рассмотрим несколько возможных ситуаций из практики.

Работник устраивается на работу после вступления закона в силу (с 01.01.2020 по 01.01.2021).

Руководствоваться нужно прежними правилами: работнику без опыта работы должна быть заведена бумажная трудовая книжка, работнику, имеющему стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, должны быть внесены в нее все соответствующие записи о его трудовой деятельности.

Пример 2.

Работник, имеющий стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, устраивается на работу после переходного периода (после 01.01.2021).

С 2021 г. предоставление трудовой книжки для оформления на работу не является обязательным, но по заявлению работника соответствующая запись в трудовую книжку ему должна быть внесена, и книжка подлежит хранению у работодателя.

Это важно знать:  Исправление ошибки в трудовой книжке: образец 2020 года

Пример 3.

Работник без опыта работы устраивается на работу после переходного периода (после 01.01.2021).

С 2021 г., согласно законопроекту, должен быть осуществлен полный переход на электронные трудовые книжки. Поэтому предполагаем, что оформление бумажной трудовой книжки не требуется. Однако в законопроекте на данный момент нет разъяснений относительно того, если работник оформил соответствующее заявление и настаивает на ведении бумажной трудовой книжки. Предположительно, в 2020 г. будут разъяснения от Министерства, которые внесут больше ясности для введения их в работу.

Пример 4.

Пришел работник с бумажной трудовой в 2021 г. Может ли он ее сохранить?

К этому моменту в локальных нормативных актах (в Правилах внутреннего трудового распорядка) уже должны будут указаны все нововведения по поводу электронного формата хранения данных о трудовой деятельности. Действовать нужно будет согласно этим правилам.

Рекомендуется с сотрудником поговорить при приеме на работу и тогда же принимать решение, писать заявление на ведение бумажной трудовой или нет. В 2020 г. еще принимаем бумажные трудовые в обязательном порядке.

Как подготовиться к изменениям кадровым работникам

Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Во-первых, приготовиться заранее к изменению локально-нормативных актов, подготовить проект изменения правил внутреннего трудового распорядка/коллективного договора/других внутренних нормативных актов организации.

Проект с изменениями в правилах внутреннего трудового распорядка, а также приказ о внесении изменений и листы ознакомлений с правилами трудового распорядка, мы планируем подготовить заранее, в октябре 2020 г., так как при внесении изменений в локально-нормативные акты компании требуется ознакомление с ними каждого сотрудника.

Во-вторых, подготовить до конца 2020 г. информационные письма/ проекты приказов/ уведомлений или другие способы донесения информации до сотрудников заблаговременно о том, что вводится электронный учет данных о трудовой деятельности. Сотрудникам нужно сообщить, что если они хотели бы сохранить трудовую книжку в бумажном виде – необходимо подать заявление в кадровую службу (или у ответственному за хранение трудовых книжек) до конца 2020 г.

Мы планируем провести рассылку в корпоративной почте в виде информационного письма для общего ознакомления, и более формальные документы – уведомление каждому сотруднику не позднее, чем до 31.10.2020. Дополнительные соглашения к трудовым договорам оформлять не требуются, так как электронные данные о трудовой деятельности не влекут за собой изменений существенных и обязательных условий трудового договора.

В-третьих, в случае, если в форме трудового договора указывается перечень документов для приема на работу, то необходимо изменить эту форму и использовать с 2021 г.

Мы в трудовых договорах не прописываем данный перечень, а ссылаемся на правила внутреннего трудового распорядка.

В-четвертых, для тех, чьих заявлений не будет, нужно организовать выдачу трудовых в первый рабочий день 2021 г.: расписаться в журналах, составить реестр, чьи трудовые хранятся в бумажном виде по заявлениям.

В-пятых, позаботиться о техническом обеспечении передачи данных в ПФР.

При утверждении данного законопроекта в первые годы его существования возможны доработки и внесение существенных изменений. Мы рекомендовали бы на переходный период по его введению обеспечить хранение трудовых книжек работников у работодателя дабы не пришлось снова их собирать в случае каких-то правок закона.

Это важно знать:  Оформление трудовой книжки при приеме на работу: образец 2020 года

Плюс и минусы электронных трудовых книжек

отсутствие затрат на трудовые книжки;

решение проблемы дистанционного трудоустройства;

снятие ответственности за хранение трудовых книжек (если вы не напишете соответствующего заявления, книжку вам выдадут на руки, и работодатель не будет обязан держать ее у себя);

невозможность потери трудовой ни сотрудником, ни работодателем;

отсутствие сотрудников с несколькими трудовыми, отсутствие необходимости восстановления трудовой;

исключение ошибок в сведениях;

скорость предоставления данных, скорость обмена информацией о трудовом стаже работодателя и ПФР;

доступность данных в любое время для работника (можно получить прямо здесь и сейчас в личном кабинете ПФР и Госуслуг, в случае необходимости заверения – у работодателя, в МФЦ и в любом территориальном органе ПФР форму СЗИ-ТД).

отсутствие уверенности у работодателя в том, что сотрудник устраивается по основному месту работы и его уже уволили с прошлого места (так как теперь трудовую книжку при увольнении забирать не нужно и «вещественного доказательства» факта ухода нет);

необходимость вести реестры бумажных и электронных трудовых книжек, в зависимости от заявлений сотрудников, организовать хранение заявлений на бумажные трудовые;

необходимость проведения масштабной дополнительной работы – уведомления работников о новом законодательстве и необходимости выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, изменение локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, соглашений и коллективных договоров;

работодатель хранит данные в электронном виде всего 3 года после увольнения сотрудника;

в «электронной трудовой» не будет сведений о награждениях;

в день увольнения работодатель вместо трудовой обязан выдать сведения о трудовой деятельности работника с печатью организации. Если в день увольнения невозможно выдать сведения о трудовой деятельности в связи с отсутствием работника или отказом от получения, работодатель обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом – то есть бумажная работа не отменяется.

Перевод других кадровых документов в электронный вид

28 октября 2019 г. на официальном сайте Минтруда РФ появилась новость об одобрении трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений законопроекта о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Эксперимент направлен на отработку механизмов ведения электронного кадрового документооборота. При этом юрлица, участвующие в эксперименте самостоятельно определяют виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, а также применяемый в работе вид электронной подписи (за исключением трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора, при заключении которых работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись), а работники организаций-участников экспериментов могут отказаться от ведения своих документов, касающихся трудовых отношений с работодателем, в электронном виде путем написания письменного отказа.

Расходы по электронному ведению документооборота (включая траты на электронные подписи) несет работодатель. Срок проведения эксперимента – с 1 января по 31 декабря 2020 г. По законопроекту в эксперименте должны принимать участие не более 10 юридических лиц, согласно новости Минтруда РФ свое желание изъявили уже 37 крупных компаний.

Голосование:

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Автор статьи
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Следующая
Трудовая книжкаОшибки при заполнении трудовой книжки

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector