Приказ о замещении на время отпуска: образец 2020 года

Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.

Причины для замещения

Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:

  • уход одного из сотрудников на больничный;
  • уход в декретный или плановый обычный отпуск;
  • отъезд в командировку и т.п.

Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.

Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.

Кого можно назначить

Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.

Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом.

Он может трудиться на какой-либо должности внутри компании (в этом случае нужно будет заручиться еще и его письменным согласием) или принят «со стороны» на условиях совмещения.

В некоторых ситуациях, для замещения длительно отсутствующего ценного «кадра», на работу принимается новый специалист – тогда с ним должен заключаться отдельный срочный трудовой договор с указанием конкретного ограниченного периода действия.

Порядок замещения

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

После того, как временный заместитель будет найдет, руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения, а также условия, на которых оно будет происходить.

Затем с работником заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (если это кто-либо из специалистов компании) или же трудовой договор, и после этого человек может приступать к своим новым функциям.

Кто формирует приказ

Директора компаний почти никогда лично не занимаются созданием распорядительной документации. Чаще всего это делают руководители структурных подразделений, юрисконсульты или секретари – в зависимости от того, какое именно распоряжение нужно подготовить.

Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно пишется по инициативе кадрового отдела и оформляется либо в самом отделе, либо секретарем.

Что взять за основу для приказа

Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование.

В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.

Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника

Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.

Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение.

Это важно знать:  Заявление на единовременную материальную помощь к отпуску: образец 2020 года

Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.

Оформление приказа

Данный приказ можно писать в свободной форме – унифицированный его образен законодательно не установлен (за исключением государственных учреждений – там для всех распорядительных актов существуют свои стандарты).

Однако некоторые руководители предприятий разрабатывают собственный шаблон приказа – если таковой в компании имеется, при составлении распоряжений необходимо ориентироваться именно на него.

Формат документа

Как и оформление приказа, его формат произволен – это значит, что его можно делать в печатном виде или в рукописном, для определения законного статуса документа это никакого значения не имеет. Только один нюанс нужно учесть – электронный бланк надо обязательно распечатать – для того, чтобы директор и все заинтересованные работники могли под ним расписаться.

Что касается печати – она не обязательна (если только руководство не требует ее наличия).

Регистрация приказа

Все распорядительные бланки, подготовленные и подписанные, следует регистрировать в специальном учетном документе – журнале, который обычно находится у секретаря или другого работника, отвечающего за фиксацию начальственных распоряжений. В журнал достаточно внести название приказа, дату его составления и номер.

Как хранить

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

Изданный приказ нужно в обязательном порядке сохранять определенный период времени – он определяется либо действующим законодательством, либо внутренними нормативными актами.

После того, как срок хранения пройдет, бланк можно передать в архив или утилизировать (с соблюдением процедуры, также прописанной в законе).

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение.

Соглашение о совмещении

Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:

Дополнительное соглашение

к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД

Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.

Доплата за совмещение и НДФЛ

Сумма доплаты, причитающаяся работнику-совместителю, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Совмещение должностей и кадровые документы

Информация о том, что работник совмещал свою работу и работу сотрудника, находящегося в отпуске, не отражается ни в его трудовой книжке, ни в личной карточке, ни в табеле учета рабочего времени.

Замещение на время отпуска

Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.

Временный перевод работника оформляется письменным соглашением между работником и работодателем. Такое соглашение можно сделать по аналогии с соглашением о совмещении, заменив в нем информацию на сведения, подходящие для конкретной ситуации (например, указав размер оклада на период замещения, а также информацию о том, что в период замещения работник выполняет только работу отпускника).

Оплата при замещении и НДФЛ

Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

Это важно знать:  Входят ли выходные и праздничные дни в отпускные дни

Оформляем приказ на замещение и возложение обязанностей на время отпуска: образцы и важные нюансы

Если длительное отсутствие сотрудника в связи с декретным отпуском, продолжительной болезнью либо по другой причине может негативно отразиться на функционировании компании, тогда проводится замещение. Данное решение оформляется документально путем издания соответствующего распоряжения. Важно понимать, как правильно составить приказ о замещении должности с возложением обязанностей на время отпуска.

Обязательно ли оформлять приказ о замещении временно отсутствующего сотрудника?

Возложение должностных обязанностей временно отсутствующего сотрудника на другого работника, осуществляется с согласия последнего. Для этого проводятся переговоры.

По их результатам заключается дополнительное соглашение. После этого оформляется распоряжение. Порядок замещения временно отсутствующего сотрудника регламентируется Трудовым кодексом России. В частности, речь идет о статьях №60.2 и 151 данного нормативно-правового документа.

Приказ на замещение на время отпуска основного работника составляется всегда. Распоряжение показывает, что возложение должностных обязанностей на другого подчиненного является волей руководителя компании и проводится с согласия сотрудника.

Без приказа работники могут оспорить принятое решение директора предприятия при помощи суда либо трудовой инспекции. Поэтому к составлению распоряжения надо отнестись максимально ответственно.

Как правильно составить распоряжение?

Составлением распоряжений обычно занимаются сотрудники, приближенные к руководителю компании. Это может быть начальник кадрового отдела либо секретарь. После написания, документ передается на рассмотрение начальству. Если директора все устраивает, тогда он утверждает распоряжение.

Приказ об исполнении обязанностей на время отпуска оформляется в свободной форме. Может использоваться разработанный на локальном уровне фирменный бланк.

Структура распоряжения должна состоять из таких частей:

  1. шапка. Располагается вверху. Представляет собой реквизиты компании;
  2. название документа. Пишется по центру листа, чуть ниже шапки;
  3. основная часть. Приводится текст касательно замещения должности;
  4. заключение. Ставятся подписи и дата.

В тексте приказа следует указать такие сведения:

  • название предприятия, его организационно-правовая форма;
  • наименование документа;
  • причина замещения;
  • ФИО сотрудника, на которого возлагаются дополнительные должностные обязанности;
  • сведения о замещаемой и основной должностях;
  • дата и место составления документа;
  • величина доплаты за выполнение должностных обязанностей по замещению;
  • даты начала и завершения замещения;
  • ссылка на документ, который выступает основанием для замещения;
  • подписи.

Эти данные отражаются в приказе в обязательном порядке. Остальная информация фиксируется в случае необходимости.

При оформлении распоряжения о замещении на период отсутствия основного работника, следует придерживаться таких правил:

  1. указывать номер документа;
  2. придерживаться делового стиля написания;
  3. наименование бумаги писать по центру заглавными буквами, без знаков препинания в конце;
  4. писать грамотно, не допускать пунктуационных, синтаксических, грамматических ошибок;
  5. не исправлять текст ручкой, карандашом, корректором либо лезвием. В случае допущения ошибки лучше переписать приказ заново;
  6. размер суммы доплаты за совмещение указывать цифрами и словами.

Кто подписывает документ?

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

Приказ утверждается подписью руководителя компании. Она должна быть личной, оригинальной. Цифровые аналоги не допускаются. Если директор компании временно отсутствует по причине командировки, отпуска либо болезни, тогда вместо него приказ утверждает заместитель.

Ниже приводится примерно такой текст: «С настоящим приказом ознакомлен… (ФИО)…(подпись)…(дата). Распоряжение подписывает работник, который будет замещать временно отсутствующего сотрудника.

Этим он подтверждает факт ознакомления с приказом и свое согласие на выполнение дополнительной работы.

Как возложить функции на другого сотрудника?

Если человек уходит в отпуск, то его трудовые обязанности можно возложить на другого. При этом нельзя просто на словах заставить другого работника выполнять дополнительные функции отсутствующего.

У каждого сотрудника есть должностная инструкция, в соответствии с которой он трудится. Если ему вменяются дополнительные функции, то он не обязан их исполнять, если не оформлен приказ о возложении обязанностей.

Передача дополнительной работы сопровождается соответствующей доплатой, о чем нужно указать в приказе.

Выбирая замещающее лицо, следует внимательно отнестись к его уровню знаний, опыту. Нужно сопоставить требуемый уровень квалификации с фактическим.

Некоторые должности требуют особого образования, знаний и опыта работы.

Это важно знать:  Оплата проезда военнослужащим к месту проведения отпуска

Например, главного бухгалтера может заменить руководитель и в редких случаях другой сотрудник, если он соответствует необходимым требованиям.

Важный момент – прежде, чем переложить обязанности отсутствующего в связи с отпуском сотрудника на другого, нужно получить письменное согласие от претендента на замещение.

Нельзя заставить работника выполнять должностные обязанности другого в связи с его отсутствием.

Процедура возложения функций на время отпуска должна носить добровольный характер.

Чтобы получить согласие, следует простимулировать человека, например, доплатой или предоставлением отгулов в будущем.

Как оформить на период временного отсутствия основного работника?

Если уходит в отпуск работник не из руководящего состава, то его работу может выполнять другой специалист должного уровня и схожего уровня подготовки.

Это может сотрудник такой же или похожей должности, либо из того же подразделения, что и отсутствующий.

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

То есть работник должен максимально полно понимать суть обязанностей отпускника, а также должен быть согласен с возложением на него дополнительных функций.

Согласие лучше получить в письменном виде, чтобы не возникало конфликтов в будущем.

Требовать от замещающего лица исполнения обязанностей отпускника можно только в том случае, если составлен приказ об этом. При этом проведена процедура ознакомления с ним под роспись.

Если приказа нет, или не стоит ознакомительная подпись в нем, то заставлять сотрудника выполнять работу за другого не допускается.

В приказе о временном замещении на период отпуска следует указать:

  • место и дату составления;
  • причину оформления и документ основание;
  • распоряжение возложить обязанности одного сотрудника на другого на период отпуска (указываются конкретные сроки);
  • распоряжение установить доплату за выполнение дополнительного объема работы;
  • утверждающая подпись директора;
  • ознакомительная подпись замещающего лица.

Если выбранное лицо не желает замещать сотрудника и выполнять его работу, согласия не дает и приказ не подписывает, то заставить его это сделать нельзя.

Необходимо выбрать другого человека.

Оформление, если отсутствует генеральный директор

Руководитель компании выполняет специфические функции, с которыми справится далеко не каждый работник организации.

При выборе замещающего лица никаких требований по закону не предъявляется. Не нужно иметь определенный уровень образования или обладать большим опытом в сфере управления, не нужны особые знаний и умения.

Однако в интересах самого генерального директора подобрать себе временную замену наиболее правильно и грамотно, что обеспечит нормальную работу предприятия и минимизирует риски.

Обычно полномочия руководителя возлагают на его заместителя или главного бухгалтера. При этом данному лицу назначается дополнительная плата за выполнение повышенного объема работы.

В приказе о возложении полномочий директора следует указать:

  • кто выбирает замещающим лицом;
  • какие обязанности на него возлагаются;
  • на протяжении какого срока их придется исполнять;
  • какую доплату и иные привилегии получает заместитель.

Приказ утверждает директор, после чего он передается для ознакомления замещающему лицу. При согласии тот ставит свою подпись.

Также рекомендуется получить отдельное письменное согласие заместителя о том, что он обязуется выполнять обязанности отсутствующего в период отпуска директора.

При замещении главного бухгалтера

Большая сложность с возложением обязанностей возникает в случае ухода в отпуск главного бухгалтера. У такого сотрудника специфические обязанности, с которыми справится далеко не каждый.

Лицо, выполняющее функции главбуха, должно обладать необходимым образованием, иметь знания в области налогового и бухгалтерского права.

Обычно главного бухгалтера замещает руководитель компании сам.

В редких случаях эти функции возлагаются на других сотрудников, например, на бухгалтера.

В любом случае сотрудник, которому передаются обязанности главного бухгалтера, должен быть согласен с этим. А за дополнительную работу нужно производить доплату.

Скачать образцы

Скачать приказ о замещении на период отпуска работника – образец.

Так выглядит образец:

Скачать приказ о возложении обязанностей директора – образец.

Так выглядит образец:

Автор статьи
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
Следующая
Отпускприказ на компенсацию отпуска образец 2020

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector