Как правильно оформить отпуск сотруднику

Причем этот документ не просто формальность. Трудовой кодекс РФ обязывает строго соблюдать приведенные в нем сроки. Разумеется, в конце года далеко не все работники могут точно сказать, в какие сроки они планируют отдыхать в 2014 году. Укажите предположительные даты отпусков. Главное не оставляйте в графике пустых строк!

В трудовой инспекции прекрасно понимают, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск.

Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска.

В каждой из этих ситуаций график отпусков неизбежно нарушается.

Чтобы избежать придирок, важно правильно оформить документы. Чаще всего вопрос о переносе отпуска решается по договоренности сторон. Но в любом случае потребуется внести изменения в график отпусков.

Если новый отпуск начинается раньше запланированного срока, достаточно, чтобы сотрудник написал обычное заявление и завизировал его у своего руководства. После чего вам нужно либо составить приказ о переносе отпуска, либо сразу же оформить приказ на отпуск. Реквизиты одного из этих документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков в графах 8 и 9 (если речь идет о типовой форме № Т-7). Причем тут не важно, по чьей инициативе переносится отдых.

А если отпуск начинается позже запланированного срока? Предупредите работника: о своем желании перенести отпуск он должен сообщить до того, как наступит приведенный в графике день начала отдыха. Для этого надо написать заявление. Если же отпуск просит перенести работодатель, сотрудник должен в письменной форме подтвердить свое согласие на это. Попросите его написать специальное заявление с новыми сроками отдыха.

Приказ на отпуск

При уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику (типовая форма № Т-6) или нескольким сотрудникам (типовая форма № Т-6а). В целом унифицированная форма этого документа достаточно удобна, поэтому отказываться от нее не имеет смысла.

Однако в приказе укажите только сведения о том отпуске, который вы предоставляете работнику. То есть все прочие строки (о дополнительном, за свой счет и других отпусках) из приказа можно удалить.

А взамен этого при необходимости можете добавить другую дополнительную строку в раздел А. Это на тот случай, если неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска работник приобщил к тем дням отдыха, которые берет в текущем году. Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

Если сотрудник одновременно работает в организации и совместителем, и основным сотрудником, для предоставления ему отпуска логичнее всего оформить приказ по форме № Т-6а, которая применяется при оформлении отпуска двум и более работникам

Это связано с тем, что типовая форма № Т-6 не позволяет оформить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме реквизитами, обязательными к заполнению, являются:

  • должность уходящего в отпуск сотрудника;
  • период, за который сотруднику предоставляют отпуск.

А составлять свой единый документ в данном случае смысла нет.

То есть оформить отпуск нужно отдельно по каждой должности. Как будто вы отправляете отдыхать двух разных людей.

Ведь у внутреннего совместителя как минимум два трудовых договора, две разные должности, два табельных номера. Да и стаж для отпуска по основному месту работы и стаж по совместительству, как правило, не совпадают из-за того, что дополнительные функции у такого сотрудника появились не сразу.

Записка-расчет

Всякий раз, когда сотрудник компании идет в отпуск, необходимо отразить расчет отпускных либо в специальной форме «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», либо в документе произвольной формы. Мы советуем взять за основу типовую форму.

В этом документе фиксируется, прежде всего, собственно величина отпускных. Кроме того, следует привести и другие показатели, в частности:

  • рабочий год, за который предоставляется отпуск;
  • продолжительность отпуска;
  • выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);
  • количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
  • среднедневной заработок.

Какие документы оформить для ежегодного оплачиваемого отпуска

Иван Шкловец заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

В этом решении:

  • Необходимый минимум документов
  • График отпусков
  • Уведомление об отпуске
  • Заявление на отпуск
  • Перенос отпуска
  • Продление отпуска
  • Приказ на отпуск
  • Записка-расчет
  • Отпуск перед декретом
  • Отпуск с последующим увольнением
Это важно знать:  Положен ли дополнительный отпуск инвалиду 3 группы по Трудовому кодексу

Читайте в рекомендации, как оформлять заявления и приказы на отпуск в разных ситуациях.

Необходимый минимум документов

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, которому поручили вести кадровый учет. Составляют документ на каждый календарный год.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

Уведомление об отпуске

За две недели до начала отпуска по графику необходимо уведомить об этом сотрудника. Причем сделать это нужно под подпись.

Формы и способы такого извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили.

Заявление на отпуск

Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Перенос отпуска

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести. Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.

При переносе отпусков не обязательно оформлять дополнительный приказ на утверждение их графика в новой редакции. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то соответствующие записи сделайте в графах 8 и 9.

Продление отпуска

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевайте из-за болезни сотрудника.

Как оформить ежегодный отпуск работнику: 8 правил для бухгалтера

В статье разобраны нюансы предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Ознакомьтесь с перечнем правил, исключений из которых быть не может.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск следует предоставлять всем работникам, оформленным по трудовому договору. Право на ежегодный основной отпуск имеют не только штатные сотрудники, но и совместители, а также сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору на срок до двух месяцев, и сезонные работники.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодатель может перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

  • женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
  • сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
  • сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Это важно знать:  Как правильно оформить заявление на отпуск: образец 2020 года

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Как правильно оформить отпуск сотруднику

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

      График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

    Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

    заявление, составленное им в произвольной форме;

  • распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.
  • Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

    Расчет отпускных

    Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

    Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

    Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

    Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

    Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

    Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

    Отзыв сотрудника из отпуска

    Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

    При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

    Компенсация вместо отдыха

    В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

    Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

    Тоже отпуск, но без сохранения з/п

    Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

    Мнение эксперта
    Новиков Олег Тарасович
    Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

    Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

    При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
    Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

    • люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
    • пенсионеры по возрасту;
    • участники ВОВ;
    • сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
    • супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

    Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

    Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

    Порядок и правила оформления отпуска для работников

    Существует множество видов отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, по уходу за ребенком, социальный, административный, учебный, дополнительный, с последующим увольнением, отгул.

    В статье пойдет речь о первом варианте.

    Мы подробно рассмотрим порядок и правила оформления ежегодного отпуска.

    Оформление отпуска работника в организации требует нескольких важных документов ­­– графика отпусков, уведомления начальства либо заявления сотрудника, приказа руководителя, записки-расчёта.

    Наиболее объемным является первый документ, график.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Общая информация

    Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

    Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

    Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

    Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

    В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

    Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

    Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

    Разберем подробней по очереди каждый из документов.

    График

    Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

    Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

    Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

    Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

    Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

    К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

    Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

    Мнение эксперта
    Новиков Олег Тарасович
    Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

    Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график читайте далее.

    Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

    HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

    Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

    Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

    Записка-расчёт

    Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику

    На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

    На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

    Автор статьи
    Новиков Олег Тарасович
    Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
    Следующая
    ОтпускКак отразить отпускные в 6 НДФЛ: образец 2020 года

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock
    detector