Сколько хранить больничные листы в организации

Законодательство требует от организаций и ИП хранить документы, относящиеся к личным данным сотрудников. Причины разные – исчисление пособий, пенсии, зарплаты, компенсации и иных выплат, предоставление других возможностей.

Срок хранения больничных листов на предприятии четко определен, нарушение влечет назначение административных санкций должностным лицам, в контракте которых прописана данная обязанность.

Основные понятия

Больничный лист – это документ, который выдается служащему для подтверждения правомерности отсутствия на рабочем месте. Необходим гражданам, трудоустроенным в официальном порядке. Согласно ст. 183 ТК РФ сотрудник получает определенные гарантии:

  • получение пособия по временной нетрудоспособности;
  • сохранение служебного места в течение всего периода отсутствия по болезни.

Больничный и лист нетрудоспособности – идентичные документы. Независимо от наименования применяются одинаковые нормы и правила.

Сроки и размеры выплат закреплены отдельными федеральными законами. Обязательна строгая отчетность – присвоение порядковых номеров, фиксированные реестры (журналы, заверенные печатью и подписями руководителей, на задней части приклеивается подтверждение с датой начала и окончания записей). Случаи оформления больничных:

  1. Констатация факта заболевания, вследствие которого сотрудник теряет возможность исполнения служебных обязанностей;
  2. Необходимость присмотра за близким родственником (уход, медицинский в том числе);
  3. Беременность, рождение ребенка, усыновление (другие, подобные ситуации);
  4. Карантин;
  5. Протезирование в стационарных условиях;
  6. Восстановление, санаторное лечение (до 24 дней);
  7. Иные, связанные со здоровьем ситуации.

Больничный выписывают при протезировании зубов, прохождении обследования или сдачи анализов. Обычно на один или два дня, хотя медицинский работник может предоставить и на больший срок.

Вердикт о временной нетрудоспособности гражданина выносит только врач. Подделка документа является нарушением норм действующего законодательства. Сотрудник, в должностной инструкции которого прописаны соответствующие действия, обязан знать срок хранения больничных листов в архиве, способы и условия.

Внимание! Предприятие принимает только корректно заполненные бланки, без ошибок и помарок. Сотрудникам необходимо проверять правильность оформления еще в медицинском учреждении.

Срок хранения и учета больничных листов

Листы нетрудоспособности оформляются в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. Разработан строгий бланк, инструкция по заполнению. Получить на руки их можно только в тех медицинских учреждениях (государственных, частных больницах), которые имеют действующую лицензию. Если документ был предоставлен за границей, по приезду его необходимо заверить в местном медпункте.

Это важно знать:  Минимальная оплата больничного по беременности и родам

Зачем нужно хранить больничные

Сохранение листов нетрудоспособности необходимо как для организации, так и для сотрудника. Компании подвергаются различным «исследованиям». В частности, ФСС проверяет наличие, законность оформления и правильности начислений.

Выплаты по больничным являются расходами определенного плана. Отсутствие подлинников считается основаниям для отказа в зачете данных по правилам ФСС. А значит, сотруднику не будут начисляться компенсационные выплаты из бюджета службы социального страхования населения. В случае возникновения споров по стажу, выплатам, социальным пособиям и возмещениям (например, налоговым вычетам) граждане могут затребовать подтверждение в виде оригиналов бланков нетрудоспособности. Срок хранения больничных листов на предприятии позволяет обратиться в любой момент как во время работы, так и после увольнения (отказать в выдаче не могут).

Условия хранения

Фондом социального страхования и Минздравом РФ был разработан приказ № 18/29 от 29.01.04г. «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения». Документ регулирует очередность заполнения и обращения с формами строгой отчетности. Сколько хранятся больничные листы и в каких обстоятельствах – указанные моменты обязательны. Фактические условия согласно инструкции (в пунктах):

  • пункт 6 – противопожарные помещения или шкафы (обитые оцинкованным железом, оснащенные замками внутренними/навесными);
  • пункт 7 – учет по количеству в строгом порядке, записи в журналах регистрации и хранения (прошитые насквозь, проклеенные с печатью);
  • пункт 8 – обязательное сведение записей и наличия листов нетрудоспособности (раз в квартал или чаще);
  • пункт 10 – назначение ответственного лица с соответствующей записью в должностных обязанностях.

Совет! Необходимо ознакомить работника с Инструкцией и правилами, как хранить больничные листы в бухгалтерии.

Сроки хранения

Существует несколько законодательных актов, которые определяют период. Отдельные моменты закреплены Приказами, также Налоговым кодексом РФ. Бланки нетрудоспособности являются документами первичного учета. Срок хранения больничных листов в организации определен нормами, касающимися бухгалтерии. Согласно архивному делу наименьший период для подобных справок – 5 лет. Отсчет начинается с начала следующего календарного (отчетного) года. Приказ Министерства Культуры РФ подтверждает указанное время.

Ст. 23 Налогового кодекса РФ указывает на срок в 6 лет хранения в специальном архиве. Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность гражданина, являются основанием для начисления и уплаты страховых взносов. Поэтому правила данной статьи (пп.6 п. 3.4) относятся и к срокам хранения больничных листов в организации. Кроме этого – нормы Кодекса считаются более значимыми в сравнении с приказами (согласно иерархии действия законодательных актов).

Это важно знать:  Оплачивают ли больничный в декретном отпуске

Списание листов нетрудоспособности по истечению времени

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

По истечению установленного периода документы подлежат уничтожению. Нельзя просто выкинуть, измельчить в шредере или сжечь бумаги. Существует инструкция, которой необходимо следовать. Основные моменты определены в Приказах № 18/29 и № 526 Минкультуры РФ. Порядок действий:

  • определить, сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии;
  • создать комиссию или привлечь отдельного работника для определения перечня документов, которые подлежат уничтожению;
  • составить акт;
  • фактически избавиться от пакета бумаг.

Приказом Фонда социального страхования и Минздрава РФ № 29 от 29.01.04г. утверждена специальная форма акта об уничтожении корешков бланков, срок хранения которых истек. Помимо общей информации указывают полные реквизиты листов нетрудоспособности (номер, ФИО сотрудника, период предоставления больничного).

После составления, подписания и проверки правильности заполнения, документы можно передать на утилизацию или уничтожить самостоятельно. Способ законодатель не определяет, но его следует указать. Если бумаги передают на переработку во вторсырье, нужно приложить соответствующее подтверждение. Акты об уничтожении собираются и хранятся в отдельной папке.

Бланки по временной нетрудоспособности подтверждают правомерное отсутствие работника и возможность неисполнения им трудовых обязанностей в определенный промежуток. Если корешков больничных не обнаружится при проверке ФСС, составляется акт. Лица, ответственные за надлежащее сохранение документов, привлекаются к административному наказанию. Кроме этого важно придерживаться установленных правил оформления журналов. В случае форс-мажорных обстоятельств и непреднамеренного уничтожения листов нетрудоспособности необходимо приложить подтверждение государственного органа. Поэтому нужно знать, сколько хранятся больничные листы в организации – этот срок составляет не менее шести лет.

Сколько лет хранятся больничные листы в организации (2019 — 2020)?

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

Это важно знать:  Предельная величина базы для начисления больничных в 2020 году

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Автор статьи
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
Следующая
БольничныйСколько раз можно уходить на больничный за год

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector